Zásady ochrany osobních údajů

Zásady ochrany osobních údajů

Při zpracování osobních údajů v naší společnosti klademe důraz na jejich ochranu, transparentní použití a plného zabezpečení pomocí vhodných technických prostředků a organizačních opatření. Osobní údaje zpracováváme pouze na základě a v rozsahu dovoleném obecným nařízením Evropského parlamentu a Rady č. 2016/679, o ochraně osobních údajů a předpisů souvisejících (dále jen „GDPR“). To platí i pro veškeré zpracovatele, kteří osobní údaje zpracovávají v souladu s našimi pokyny.

Níže proto uvádíme zásady a právní důvody zpracování osobních údajů. K jakým účelům a jak dlouho společnost FlexI T agency, s.r.o., tyto osobní údaje zpracovává, komu a z jakého důvodu je může předat, a rovněž jaká práva fyzickým osobám v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů náleží.

Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je společnost FlexI T agency, s.r.o. (dále jen FlexI T agency), IČ: 27832805, se sídlem Kounicova 2929/5, 702 00 Ostrava, Česká republika, zapsaná v obchodním rejstříku, vedená u Krajského soudu v Brně, spis. značka C 64221. Kontakt na správce osobních údajů: prace@flexitagency.com

Společnost FlexI T agency, s.r.o. nemá jmenovaného pověřence pro ochranu osobních údajů, neboť se tato povinnost na společnost nevztahuje.

Rozsah zpracování osobních údajů

Osobní údaje jsou zpracovány v rozsahu, v jakém je subjekt osobních údajů (zákazníci fyzické osoby, vlastní zaměstnanci vykonávající činnosti pro provoz auditované společnosti, agenturní pracovníci, tj. vlastní zaměstnanci vykonávající činnost pro zákazníky/klienty auditované společnosti, pracovníci dodavatelů a zákazníků, pokud se jedná o právnickou osobu, fyzické osoby, které hledají vhodné zaměstnání – uchazeči o zaměstnání) společnosti FlexI T agency poskytl, a to v souvislosti s uzavřením smluvního či jiného právního vztahu s FlexI T agency, nebo které společnost FlexI T agecy shromáždila jinak a zpracovává je v souladu s platnými právními předpisy či k plnění zákonných povinností správce.

Zdroje osobních údajů

• přímo od fyzické osoby (zejména vlastní zaměstnanec, agenturní pracovník, uchazeč o zaměstnání) v rámci smluvního vztahu, objednávky a poptávky na služby, jednání apod.
• přímo od právnické osoby, jejího zástupce, v rámci smluvního vztahu
• z firemního webu
• biometrický údaj, a to otisk prstu při vstupu do sídla společnosti (docházkový systém)
• ze zákonné povinnosti
• z kamerového záznamu

Kategorie osobních údajů, které jsou předmětem zpracování

• adresní a identifikační údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci fyzické osoby (např. jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého bydliště)
• údaje umožňující kontakt s fyzickou osobou (kontaktní údaje – např. kontaktní adresa, číslo telefonu, e-mailová adresa a jiné obdobné informace)
• ekonomické údaje (např. bankovní spojení – číslo účtu)
• další údaje nezbytné pro plnění smlouvy
• zákonem požadované osobní údaje
• kamerové záznamy za účelem ochrany majetku a zdraví osob
• biometrický údaj – otisk prstu

V rámci kontaktování prostřednictvím webových stránek (kontaktních formulářů) FlexI T agency shromažďuje a zpracovává osobní identifikační a/nebo kontaktní údaje (např. jméno, příjmení, e-mailová adresa, telefonní číslo apod.), které subjekt osobních údajů (návštěvník webu) poskytne z vlastní vůle vyplněním a odesláním konkrétního formuláře, jelikož bez jejich znalosti by nebylo možné dotaz či požadavek zpracovat. Osobní údaje vždy vyžadujeme a zpracováváme v nejmenším možném rozsahu k plnění definovaného účelu a využíváme je výhradně pro tento účel a/nebo vyřízení konkrétního požadavku. 

Účel zpracování osobních údajů

Osobní údaje fyzických osob FlexI T agency zpracovává z následujících důvodů:

1. plnění smlouvy, kterou klient s FlexI T agency uzavřel, především z důvodu poskytování objednaných personálních služeb a zprostředkování práce
2. zákonná povinnost (např. zákon o účetnictví, zákon o dani z přidané hodnoty, zákon o archivnictví a spisové službě, zákon o mimořádných opatřeních při epidemii onemocnění COVID-19 a o změně některých souvisejících zákonů)
3. přímý marketing (zasílání informací o službách FlexI T agency) vůči klientům a uchazečům
4. oprávněný zájem správce (zajištění důkazů pro případ nutnosti obhajoby práv FlexI T agency, záznamy kamerového systému za účelem ochrany majetku a zdraví osob)
5. souhlas subjektu – souhlas uchazeče o zaměstnání se zpracováním osobních údajů za účelem zprostředkování vhodného zaměstnání nebo souhlas zaměstnance se zpracováním biometrického údaje (otisk prstu v docházkovém systému)

S ohledem na tyto účely FlexI T agency zpracovává zejména osobní údaje, které jsou uvedeny ve smlouvě nebo které získá od fyzické osoby v průběhu plnění smlouvy, (viz předchozí bod Kategorie osobních údajů, které jsou předmětem zpracování). Zpracování osobních údajů fyzické osoby pro účely plnění smlouvy je nezbytným požadavkem pro samotné uzavření smlouvy a poskytnutí plnění ze strany FlexI T agncy.

Potřebuje FlexI T agency ke zpracování osobních údajů souhlas fyzické osoby?

FlexI T agency zpracovává osobní údaje dle předchozího bodu písm. a) až d) pouze v režimech, k nimž souhlas fyzické osoby nepotřebuje.

Pouze dle bodu e) jsou ve společnosti využívány biometrické údaje, a to otisk prstu při vstupu do sídla společnosti (evidence docházky), a to na základě souhlasu zaměstnanců. FlexI T agency potřebuje také souhlas se zpracováním osobních údajů uchazeče za účelem zprostředkování vhodného zaměstnání.

Jak dlouho FlexI T agency osobní údaje zpracovává?

Osobní údaje fyzických osob FlexI T agency zpracovává po dobu trvání smluvního vztahu. Po ukončení smlouvy FlexI T agency uchovává osobní údaje dál, pokud má takovou povinnost z nějakého právního předpisu. V současné době to může být až 10 let od ukončení smluvního vztahu. Dalším důvodem uchovávání osobních údajů může být právní nárok FlexI T agency z důvodu evidence a vymáhání neuhrazené částky za poskytnuté služby.

V případě souhlasu se zpracováním osobních údajů uchazeče o vhodné zaměstnání se osobní údaje uchovávají 24 kalendářních měsíců. Po uplynutí této doby budou osobní údaje vymazány, pokud uchazeč nedá FlexI T agency nový souhlas.

Soubory cookies

Naše webové stránky používají soubory cookies. Soubor cookie je soubor obsahující identifikátor (řetězec písmen a čísel), který je webovým serverem odeslán webovému prohlížeči a webovým prohlížečem uložen. Tento identifikátor je poté odeslán zpět serveru vždy, když si prohlížeč od serveru vyžádá zobrazení stránky. Soubory cookies mohou být buď „trvalé“ nebo „relační“. Trvalé soubory cookies budou uloženy webovým prohlížečem a zůstávají v platnosti až do data jejich vypršení, pokud před datem vypršení nejsou smazány uživatelem. Relační soubory cookies naopak vyprší na konci relace uživatele po zavření webového prohlížeče. Soubory cookies běžně neobsahují žádné informace, které by uživatele jednoznačně identifikovaly, ale osobní údaje, které o vás ukládáme, mohou být s informacemi uloženými a získanými ze souborů cookies propojeny.

Na naší webové stránce používáme Google Analytics, Facebook Pixel a Hotjar k rozpoznání počítače a monitorování používání webových stránek.

Většina prohlížečů umožňuje odmítnout přijímání souborů cookies – například:

v Internet Exploreru (verze 10) můžete blokovat soubory cookies pomocí změny nastavení zpracování souborů cookies, které je k dispozici kliknutím na „Nástroje“, „Možnosti Internetu“, „Soukromí“ a poté „Upřesnit“;

ve Firefoxu (Verze 24) můžete blokovat všechny soubory cookies kliknutím na „Nástroje“, „Možnosti“, „Soukromí“, pak v rozbalovací nabídce vyberte „Použít vlastní nastavení historie“ a zrušte zaškrtnutí políčka „Přijímat soubory cookies z webů“; a

v Chromu (verze 29) můžete blokovat všechny soubory cookies v nabídce „Přizpůsobení a ovládání“, kde klikněte na „Nastavení“, „Zobrazit pokročilá nastavení“ a „Nastavení obsahu“ a pak pod nadpisem „Cookies“ vyberte „Blokovat webům možnost nastavení jakýchkoliv údajů“.

Blokování všech souborů cookies bude mít negativní dopad na použitelnost mnoha webových stránek. Pokud soubory cookies zablokujete, nebudete na našich webových stránkách moci využít všechny funkce.

Soubory cookies již uložené ve vašem počítači můžete vymazat – například:

v Internet Exploreru (verze 10) musíte soubory cookies vymazat ručně (instrukce jak to provést naleznete zde: http://support.microsoft.com/kb/278835);

ve Firefoxu (Verze 24) můžete soubory cookies smazat kliknutím na „Nástroje“, „Možnosti“ a „Soukromí“, pak vyberete „Použít vlastní nastavení historie“, kliknete na „Zobrazit soubory cookies“ a pak kliknete na „Odstranit všechny soubory cookies“; a

v Chromu (verze 29) můžete všechny soubory cookies smazat v nabídce „Přizpůsobení a ovládání“, kde klikněte na „Nastavení“, „Zobrazit pokročilá nastavení“ a „Vymazat data prohlížeče“ a před tím, než kliknete na „Vymazat data prohlížeče“, vyberete „Smazat soubory cookies a další data stránek a rozšíření“.

Vymazání souborů cookies bude mít negativní dopad na použitelnost webových stránek.

Kategorie příjemců osobních údajů

FlexI T agency při plnění svých závazků a povinností ze smluv využívá výjimečně i služby jiných dodavatelů. Pokud tito dodavatelé zpracovávají osobní údaje předané FlexI T agency, mají postavení tzv. zpracovatelů osobních údajů. Zpracovatel v takovém případě zpracovává osobní údaje dle pokynů FlexI T agency a nesmí je využít jinak. FlexI T agency takového dodavatele pečlivě vybírá a s každým zpracovatelem uzavírá zpracovatelskou smlouvu o zpracování osobních údajů, ve které jsou pro zpracovatele stanoveny přísné povinnosti k ochraně a zabezpečení osobních údajů.

FlexI T agency může mít také zákonnou povinnost v určitých případech poskytovat osobní údaje státním orgánům.

FlexI T agency nepředává osobní údaje do zemí mimo území EU.

Práva fyzických osob – subjektů osobních údajů

Každý subjekt osobních údajů má právo na informace o zpracování osobních údajů. Společnost FlexI T agency tyto informace shrnula do tohoto „Prohlášení“. Pokud v tomto „Prohlášení“ nenaleznete, co jste hledali, kontaktujte naši společnost: prace@flexitagency.com nebo na adrese sídla Kounicova 2929/5, 702 00 Ostrava.

Dle nařízení GDPR má subjekt údajů od 25. 5. 2018 v případě, že bude pro FlexI T agency identifikovatelnou fyzickou osobou a prokáže svoji totožnost, následující práva:

• právo na přístup ke svým osobním údajům, jejich opravu či výmaz –  subjekt osobních údajů má právo na informaci o účelu zpracování, jeho rozsahu či době uchování, zároveň má právo na to, aby byly zpracovány pouze přesné osobní údaje, které odpovídají skutečnosti – s tímto zároveň souvisí právo na případnou opravu nepřesných osobních údajů, pokud již pominul účel či zákonný důvod, na základě kterého byly osobní údaje zpracovány, má právo na jejich výmaz
  • právo vznést námitku – námitku má možnost subjekt vznést kdykoliv, když se domnívá, že zpracování probíhá v rozporu s právními předpisy, FlexI T agency v případě oprávněnosti námitky má povinnost zpracování osobních údajů ukončit
  • právo na přenositelnost údajů – pokud FlexI T agency subjekt požádá, aby jeho osobní údaje předala jinému správci, udělá tak v rozsahu, v jakém o to subjekt požádá
  • právo na omezení zpracování – v případě, že jsou zpracovávané údaje subjektu nepřesné, omezí FlexI T agency jejich zpracování po dobu nutnou k jejich opravě či doplnění, zpracování FlexI T agency, s.r.o. omezí také po dobu, po kterou prověřuje, že vznesená námitka je legitimní
  • právo na oznámení o porušení zabezpečení osobních údajů – toto právo spočívá v povinnosti FlexI T agency oznámit subjektu v souladu s právními předpisy případy, kdy dojde k porušení zabezpečení osobních údajů subjektu, z nějž vyplyne vysoké riziko pro práva a svobody dotčené fyzické osoby
  • právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů – kdykoli může subjekt podat podnět či stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů: Pplk. Sochora 27, Praha 7, PSČ: 170 00, telefonní číslo: +420 234 665 111, web: www.uoou.cz

Závěrečná ustanovení

Tyto zásady zpracování osobních údajů a jejich ochrany jsou veřejně přístupné na webových stránkách FlexI T agency.

Správce je oprávněn tyto zásady aktualizovat nebo měnit. Nová verze bude vždy zveřejněna na těchto internetových stránkách.